Тайм-менеджмент: плюсы и идиотизмы

«Каждое утро съедай лягушку» (испанская поговорка)

Я всегда любила все записывать, составляла списочки дел на день, как только научилась писать. До сих пор мои родители с улыбкой вспоминают вывешенные на обоях булавками списки "встать, почистить зубы, позавтракать и т.д.". Не знала я тогда, что это и были зародыши, первые семена, того самого, так популярного сейчас слова "тайм-менеджмент". Позже, в школе, прототипом своего сегодняшнего бесценного ежедневника, я считаю обычный школьный дневник. И даже на своей первой работе, приучаемая опытным руководителем "все записывать и не держать в голове разный мусор", даже тогда, я не знала, что все это получит потом такое модное название и выльется в целую науку управления самым бесценным, что есть у человека сейчас - управлением временем.

Когда слово "тайм-менеджмент" появилось в нашей жизни, я, первые 10 лет, была полностью уверена, что освоила эту науку и знаю об этом все! Не тут то было... Учеба, работа, несколько проектов, домашние дела, двое детей - и всё, моих знаний не хватило, опыт планирования не помогал, жизнь быстро превратилась в сплошной кошмар, в котором слова "ничего не успеваю, вот бы поспать, хочу отдохнуть" стали главными и постоянными спутниками. Как человек, привыкший учиться новому, я начала судорожно искать теорию, читала книги, изучала сайты, чувствуя, что рядом живут люди, которые владеют бесценным знанием "все успеть и быть спокойным и довольным". Я пробовала и подстраивала под себя десятки разных систем, способов, теорий, практических тренингов и советов. Результат - первые недели вроде лучше, а потом все по старому. В какой-то момент я отчаялась и уже просто хотела "все бросить", ну значит не дано мне... тем более, что все вокруг как мантру твердили мне "да ты и так много успеваешь, мы меньше, не переживай". Но, как часто со мной бывает, именно в этот момент выходит статья замечательного человека и моей хорошей знакомой Елены Белле "Мой любимый канбан". Не буду говорить, что она была для меня откровением, нет, но она была прямо к месту, ко времени. На этом этапе моей жизни, мне не хватало именно этих советов и примеров, чтобы поверить, что и у меня все таки все получится и что и "я смогу!". 

Отбросив сомнения, я пересмотрела планы в своем ежедневнике за последние недели и четко поняла в чем мои ошибки, увидела пути, по которым могу двигаться вперед. 

Я не говорю, что открою вам сейчас истину или что-то супер новое, не ждите от меня универсальных рецептов, я лишь расскажу основное, чему я следую сейчас. Итог - мне стало проще жить, я вечером не вздыхаю, смотря на незачеркнутые дела, а радуюсь, что опять все сделала и что у меня еще есть силы и сремя на личные хотелки. 

Так какие же были мои ошибки планирования:

• слишком большое количество дел в день (в стремлении ничего не забыть, я пыталась впихнуть все дела в один день, свято веря "а вдруг как-то успею, само сделается и т.д."). Это вело к тому, что список из одних и тех же дел кочевал из одной недели в другую практически не уменьшаясь, а только обрастая новыми и новыми пунктами.
• нежелание делать неприятные и сложные вещи в начале (как любой человек, я оберегала свою зону комфорта, быстро расправляясь с массой мелких и простых задач, оставляя неприятное и сложное "на потом"). Собственно понятно к чему это вело - большое и важное оставалось не сделано, время заканчивалось. 
• смешивание сфер и задач (в моем списке на день можно было увидеть и "приготовить мясо" и рядом "добавить блогера на сайт"). Это приводило к тому, что я просто не видела, что и когда мне нужно делать, забывала про мясо и потом мчалась ставить его в духовку в жуткой спешке.
• полное отсутствие свободного времени или времени на семью (да, так как запись в списке дел "провести время с семьей" для меня равна полному идиотизму, то и время на это я не выделяла). Это привело к полному отсутствию жизни как таковой, т.е. все что я делала, я делала по своему списку, а остальное - запланировано не было. 

Что за системы мне помогли:

Проанализировав много всего, я в итоге приняла для себя симбиоз системы Канбан, Trello и еще нескольких полезных ресурсов, например, "Успевать с детьми". Только в чистом виде ни одна из систем мне не подошла. Пришлось создать из них что-то свое, выбрав наиболее ценное для себя!

Как я сейчас действую, как все планирую: 

• я создала список глобальных задач на долгосрочную перспективу, в моем случае на 3-6 месяцев
• я разбила большие дела, типа "создать раздел Туризм" на мелкие подзадачи, пункты, вплоть до "попросить дизайнера положить логотип на прозрачный фон" и спокойно раскидала эти мелкие задачи по своему ежедневному расписанию
• я ставлю реальные задачи на день - я больше не записываю себе "а вдруг успею и это", нет, я планирую день исходя из реальности и всегда вычитаю одно дело после того как уже все запланировала
• я решаю не более, но и не менее одного важного и сложного (иногда неприятного) дела в день. Это как раз и есть та самая "лягушка", которую предлагают съесть в Испании (в начале статьи). Именно так прозвали это важное и сложное дело в день, именно так о неприятных делах говорят в разных американских книгах. Съешьте свою лягушку прямо утром и весь день пройдет легко и хорошо, так как она уже будет съедена.
• я не откладываю ничего "на потом". Потом - это никогда, потом - это зло, все сейчас и сразу!
• я не записываю дела, которые могу сделать за 5 минут, я просто их сразу делаю. Быстрый звонок, ответ на письмо, вещи в стиралку - просто пошла и сделала! 
• я записываю всё, что надо не забыть сделать, не могу держать ничего в голове. Как говорится "все что не записано - все забыто", но теперь я записываю это на реальный подходящий день, когда я действительно смогу уделить время этому делу.
• я делю списки по категориям, их у меня не много, поэтому достаточно просто другого цвета или какого-то значка рядом. Это помогает мне сразу увидеть важное в каждом разделе.
• я частично перевела свои списки и задачи в электронный вид (опять же спасибо за это Елене Белле). Я люблю писать и вести ежедневник и бумажные списки, но был целый ряд задач, которые я часто переписывала или, внося поправки, меняла, это было не удобно и занимало время. Теперь часть задач находятся в приложении Trello и экономят мне время. Например, графики выхода и новые темы для моих статей в блоге.
• я занимаюсь глобально сложными задачами только в часы или дни, когда на меня находит вдохновение. Есть дела, которые требуют 100% работы мозга, сосредоточенности, внимательности. Когда у меня спад активности, я за такие дела просто не берусь. Я знаю, что сделаю это дело быстро и с удовольствием именно в этот день, сейчас, и пусть оно будет сделано на неделю позже, зато эффективно и качественно.
• я просто встаю в какой-то момент из-за стола и выключаю компьютер. Я хочу чтобы в мою жизнь вернулась сама жизнь. Я могу часами проговорить с дочкой, поехать в лес, перенеся весь график дел на завтра, могу сесть поужинать без спешки с семьей. В эту часть своей жизни я планирование не допускаю, я просто отодвигаю все планы ради таких дел.

Хочу сразу добавить, что восхищаюсь людьми, которые ничего не планируют, просто живут, которым все удается, у которых все получается само. Я знаю несколько таких, их жизнелюбие дает заряд бодрости надолго! Но увы - у меня пока так не получается...

А теперь давайте повеселю вас тем, что читала и видела в разных книгах и статьях, пока пыталась изучить науку тайм-менеджмента. Поверьте, это все не шутки, а реальные советы серьезных людей. Это похоже на фразу "подчини свою жизнь плану на 100%".

Идиотизмы тайм-менеджмента, которые мне попались на глаза:

• если у вас есть 2 минуты между важными делами, не тратьте их зря, подойдите и поцелуйте мужа...
• не смотрите просто так телевизор, вы теряете время, параллельно можно повесить или погладить белье...
• напишите себе список что и сколько занимает у вас времени, например, приготовить омлет 5 минут, разогреть борщ 3 минуты....
• пока варится ваш кофе не сидите просто так, эффективный человек займется чем-то полезным, например, проверит тетради ребенка или составит план на день....

Можно сойти с ума, если все планировать, вплоть до поцелуя мужа! Мне это точно не подходит! Давайте же во всем следовать не только плану, но и желаниям, чувствам и здравому смыслу.

Будьте счастливы и довольны каждый день - это, на мой взгляд, самое главное!

Добавить комментарий